Reakcja – wybór Project Managera (skrót)

Michał Hałas – ODiTK; michalas@oditk.com.pl

Jest to skrót wystąpienia z XII Konferencji Project Management (Poznań, 2008)
Artykuł został zamieszczony w Biuletynie SPMP (nr 02-2009)

Obrazek beczki o klepkach różnej długości szybko doprowadza do wniosku, że najkrótsza klepka ogranicza maksymalną ilość wody jaką ta beczka utrzyma. Ta najkrótsza klepka reprezentuje czynnik krytyczny. Jakiekolwiek wydłużanie pozostałych klepek nie wpływa na zwiększenie pojemności beczki. Jedyne sensowne działanie to wydłużenie najkrótszej klepki aż nie jest już najkrótsza (podobnie jest ze skracaniem ścieżki krytycznej).

Bardzo często, co potwierdzają badania, tym czynnikiem krytycznym dla Project Managera jest obszar miękkich umiejętności (skrótowo: komunikacja interpersonalna, praca zespołowa, przywództwo, zarządzanie stresem itp.). Powód jest oczywisty, jesteśmy ludźmi i mamy emocje, emocje zaś mają spory udział w podejmowaniu decyzji. Kierownik Projektu nie jest wyjątkiem, gdy przykładowo widzi, że został nieuczciwie potraktowany przez klienta to często emocje biorą górę i podejmuje decyzję bez cennej rozwagi (np. upewnienia się, czy to, co wydaje mu się, że widzi istnieje naprawdę, a nie jest jakimś wyolbrzymieniem). W czasie, gdy piszę te słowa na rynkach finansowych króluje silna emocja nazywająca się "strach", skłaniająca ludzi do sprzedawania walorów za wszelką cenę, co powoduje silne spadki na giełdach. Beniamin Graham w bardzo szanowanej książce w kręgach giełdowych inwestorów już dawno twierdził, że wygrywają na giełdzie Ci, którzy potrafią panować nad swoimi emocjami. Można jednak decydować o naszej reakcji (postawa) na emocjonujące informacje, jakie do nas docierają (nie chodzi o tłumienie, ale o wybór).

Doświadczenie podpowiada mi, że właśnie ta umiejętność wyboru reakcji względem sytuacji, w jakich się Kierownik Projektu znajduje należy do tych ważniejszych w obszarze miękkich umiejętności. Stephen Covey w swoim bestsellerze "7 nawyków skutecznego działania" wspomina Victora Franka, austriackiego lekarza psychiatry pochodzenia żydowskiego uwięzionego w nazistowskich obozach zagłady. W obozach stracił całą swoją rodzinę razem z młodziutką ciężarną żoną. W czasie tych dramatycznych przejść odkrył, że nie musi automatycznie reagować nienawiścią na to, co go spotkało. Wybierał, jaką postawę względem otaczającej sytuacji chce pielęgnować, co doprowadziło do tego, że pod koniec wojny był w stanie pocieszać obozowych strażników przerażonych nadchodzącą perspektywą wyzwolenia obozu.

Umiejętność wyboru reakcji na zewnętrzne bodźce jest konieczna kierownikowi projektu, gdyż statystyka nie daje nadziei, że nie spotkają go przeciwności. Do tego jego postawa pociąga za sobą postawę ludzi, na których ma wpływ (często to znacznie więcej ludzi niż tylko członkowie zespołu). Jeśli wybierze ciągłe narzekanie, zwalanie winy na innych, czy też nie będzie w stanie poradzić sobie z zamartwianiem się, to owoce takiej postawy będą widoczne po jakimś czasie, także w bardzo twardych wskaźnikach jak opóźnienie projektu, przekroczenie budżetu, czy złe referencje wychodzące od klienta. Za, atmosferą tego projektu nie będą też tęsknic członkowie zespołu.

Radząc sobie z nieintuicyjnym przecież wybieraniem pozytywnej reakcji, można wspomóc się psychologicznymi technikami. Przykładową technikę pragnę przedstawić poniżej. Dotyczy ona lęku przed niepowodzeniem u kierownika projektu. Ciężar odpowiedzialności za wynik, zawsze przecież ryzykownego projektu, może stać się nie do zniesienia, szczególnie, gdy pojawia się jakieś dodatkowe zagrożenie. Dale Carnegi w swoim bestsellerze "Jak przestać się martwić i zacząć żyć" wspomina problem, który pojawił się w projekcie, nad którym pracował. Wiedział, że z powodu tego problemu firma straci duże pieniądze i zaczął panicznie obawiać się tego momentu, gdy sprawa wyjdzie na jaw. Wymęczony przez ciągłe zamartwianie się niepewnością odkrył na sobie samym technikę radzenia sobie z panicznym lękiem. Najpierw zmierzył się wewnętrznie z maksymalnie najgorszymi skutkami owej sytuacji. Doszedł sam przed sobą, że co najwyżej może go spotkać to zwolnienie z pracy. Następnie pogodził się z tym, że wówczas będzie musiał poszukać nowej pracy - takie sytuacje są przecież do przejścia. Kiedy już opuścił go paniczny strach zdecydował, że najlepszym obecnie wyjściem będzie o problemie zawiadomić przełożonych. Następnie mógł zacząć się zastanawiać, co można zrobić jeszcze teraz w tej sytuacji, aby zminimalizować straty dla firmy. Wewnętrzne zwycięstwo Daela było inspiracją do napisania książki, która później sprzedała się w wielu milionach egzemplarzy. Okazuje się, że nawet w tak trudnej sytuacji, gdy napiera na nas paraliżujący strach dalej jednak mamy wybór i możemy się spod tego lęku wydostać.

Sztuka wyboru reakcji na zewnętrzne bodźce to ważna umiejętność kierownika projektu. Pracuje przecież zawsze z ludźmi. A atmosfera, jaką się tym ludziom stwarza, będzie miała wpływ na wyniki projektu.

Literatura